Professione Event Manager: cosa fa e quanto guadagna

L’event manager è una carriera che combina la gestione, la pianificazione e l’esecuzione di eventi. Questo ruolo richiede attenzione ai dettagli, capacità di comunicazione ed entusiasmo.                             Per essere un manager di eventi di successo, una persona deve avere eccellenti capacità di comunicazione, essere altamente organizzata e possedere buone capacità di risoluzione dei problemi. Un event manager può occuparsi della pianificazione e dell’organizzazione di qualsiasi tipo di evento, dai matrimoni agli eventi sportivi ai concerti sinfonici. I manager di eventi possono lavorare per diverse organizzazioni, tra cui hotel, centri congressi, società fieristiche e aziende private.

Che cosa significa Event Manager e che ruolo svolge

Il manager di eventi è colui che supervisiona la realizzazione di un evento, come una conferenza, un concerto o una convention. È responsabile della gestione del personale, dei fornitori, delle comunicazioni e della sicurezza, tra cui la gestione di progetti, la gestione di contratti, la pianificazione e il coordinamento.                                                                                                                           I manager di eventi possono lavorare all’interno di un’azienda o di un’agenzia pubblica, oppure possono lavorare in proprio. In sostanza, un event manager si assume la piena responsabilità del successo di un evento, gestendo tutti gli aspetti come il budget, la logistica e la gestione dei rischi. Le posizioni di questa professione sono tante quante i servizi svolti, e a volte è difficile distinguere tra i vari profili e le loro mansioni, anche se tutte riguardano lo svolgimento di eventi.

Le cinque fasi dell’organizzazione di eventi

La pianificazione di un evento è il processo di progettazione e coordinamento delle strategie, della logistica, delle finanze e della comunicazione per raggiungere gli obiettivi prefissati.                              Le tecniche e i processi utilizzati per la pianificazione degli eventi possono variare a seconda del tipo di evento, della sede, del budget e di molti altri fattori. In alcuni casi, l’organizzazione di un evento richiede due ruoli distinti: la pianificazione dell’evento, che comprende la ricerca e la gestione del progetto, e la gestione dell’evento, che entra in gioco una volta completato il processo di pianificazione.

Pianificazione

La pianificazione comprende lo sviluppo di piani di marketing e di budget, la creazione di un’immagine del marchio e la scelta di un nome appropriato per l’evento. Inoltre, si tratta di determinare il tipo di ambiente e di attività da includere nell’evento.                                                              La pianificazione prevede due fasi: il presidio del mercato e la pianificazione dell’evento.

Presidio del mercato: Analizzare, monitorare e valutare la situazione attuale del mercato, trovare nuovi clienti, partner commerciali.

Progettazione dell’evento: Dovete assicurarvi che tutti gli aspetti di un evento di successo siano stati presi in considerazione, compresi il programma dell’evento, la comunicazione e la promozione e la definizione del budget.

Gestione

La gestione degli eventi comprende le varie attività di gestione del progetto, l’organizzazione e l’esecuzione dell’evento vero e proprio e l’amministrazione post-evento Comprende tre fasi distinte: lo sviluppo della strategia dell’evento, la pianificazione logistica e il follow-up e la valutazione post-evento.

Organizzazione pre-evento: L’organizzazione pre-evento è responsabile della logistica, del piano di sicurezza e dell’assicurazione, del reperimento delle risorse, della definizione del budget, delle relazioni con i fornitori e altro ancora.

Svolgimento dell’evento: Questa fase prevede la supervisione, la sicurezza e il coordinamento delle risorse a disposizione

Gestione a posteriori: La fase finale di ogni progetto consiste nel gestire il rendiconto finale dei costi, il pagamento ai fornitori e la stesura di una relazione per il cliente.

Competenze di un Event Manager

La figura professionale dell’Event Manager deve dimostrare le seguenti competenze. Innanzitutto, deve avere una solida conoscenza degli elementi che compongono un evento (pianificazione, organizzazione, gestione e coordinamento). Deve inoltre avere forti capacità organizzative, essere un eccellente comunicatore, possedere grandi capacità relazionali ed essere deciso nel gestire i problemi. È inoltre molto importante che siano in grado di lavorare sotto pressione e di gestire più compiti contemporaneamente. Oltre a questi requisiti di base, gli Event Manager devono possedere creatività, essere a proprio agio con le nuove tecnologie (come le app per smartphone e laptop) e saper negoziare i contratti.

Principali competenze trasversali

  • Supervisionare e gestire tutti gli aspetti di comunicazione, promozione, marketing.
  • Gestione finanziaria, gestire abilmente i bilanci e i conti finali.
  • Supervisionare tutte le attività di sicurezza.

Il ruolo dell’Event Manager in azienda

Gli eventi sono fondamentali per lo sviluppo del business. Sono un ottimo modo per costruire relazioni, riunire persone da tutto il mondo e creare opportunità per le aziende di raggiungere nuove basi di clienti.  La gestione degli eventi può essere un aspetto essenziale per mettere a punto la strategia di marketing. L’organizzazione di eventi su piccola o grande scala può contribuire alla promozione di un marchio, alla fidelizzazione e alla promozione degli interessi aziendali. Dal punto di vista dei partecipanti, gli eventi rappresentano un’opportunità di scambio e di relazione, nonché di conoscenza delle idee, dei prodotti e dei servizi dell’organizzazione ospitante. Gli eventi inoltre, offrono l’opportunità di creare coesione e consapevolezza  tra i dipendenti.

La transizione digitale

Una delle competenze più importanti per un manager di eventi aziendali oggi è quella di essere in grado di gestire eventi a distanza, o di utilizzare la posta elettronica o altri strumenti digitali.                  La partecipazione aziendale online è aumentata costantemente negli ultimi decenni e non è più un mercato di nicchia. Le persone si sono abituate a partecipare a eventi online e gli event manager stanno rispondendo a questa tendenza gestendo eventi virtuali con maggiore frequenza. Cresce anche la domanda di event manager tecnicamente avanzati, in grado di progettare e gestire tutti gli aspetti dell’esperienza digitale.

Formazione e certificazione di un Event Manager

La formazione di event manager può avvenire attraverso master specifici dopo una laurea in comunicazione, spettacolo, conservazione del patrimonio culturale, economia della cultura e dello spettacolo o marketing.                                                                                                                                          Le opzioni includono: Master Event Management – Istituto Europeo di Design IED , della durata di un anno. Chi è interessato a questo corso deve essere in grado di parlare fluentemente l’inglese. Oppure, Master in Management e Comunicazione degli Eventi, IULM, della durata di 3 mesi.                          In Italia, la professione di Event Manager non è regolamentata dalla legge. Ciò significa che per esercitarla non è necessaria l’iscrizione a un ordine o collegio professionale.

Altri percorsi annuali permettono di formarsi sul campo partendo dalla teoria arrivando alla pratica. Uno di questi è il corso per event manager di DAM Academy.

Associazione MPI

MPI Italia è un’associazione professionale che rappresenta e riunisce i professionisti che operano nel campo dei meeting, dei congressi, delle fiere e degli eventi. Fondata nel 1991, l’associazione è cresciuta fino a contare 430 membri. Un processo continuo di formazione e miglioramento ha portato a standard elevati, riconosciuti da tutte le parti coinvolte negli eventi, dai pianificatori ai fornitori, dai partecipanti agli ospiti. MPI ha lavorato molto per far conoscere questa professione all’ente di normazione italiano UNI, che è riuscito a pubblicare la norma UNI 11786:2020 che definisce compiti e attività specifiche della figura professionale del Meeting & Event Manager. Nel 2020 l’MPI si è qualificato come Centro d’esame certificato, istituendo la Certificazione come esame di abilitazione per coloro che hanno 3 anni di esperienza professionale se in possesso di una laurea triennale e 5 anni se in possesso di un diploma di scuola superiore.

Quanto guadagna un Event Manager in Italia

Lo stipendio base medio di un Event Manager, calcolato su 9 stipendi pubblicati e aggiornato al 20 luglio 2021, è di 1.452 euro al mese. Con punte di 1.841 euro al mese, altri dati ci mostrano che lo stipendio medio annuo offerto dalle aziende private per questa figura professionale è di circa 24-35.000 euro all’anno.